Celem projektu numer UDER42 zmian w ustawie o ubezpieczeniach społecznych, opracowanego przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej jest wyeliminowanie niepotrzebnego archiwizowania dokumentacji papierowej, które obciąża pracodawcę i niepotrzebnie okupuje powierzchnie w jego biurach czy magazynach.
W aktualnie obowiązującym stanie prawnym tj. art. 36 ust. 8 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 350), płatnik składek jest zobowiązany do przechowywania przez okres 5 lat zgłoszenia w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej.
Przedsiębiorcy uważają, że obecnie, kiedy zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych są przekazywane do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) w postaci dokumentu elektronicznego, obowiązek przechowywania dokumentacji papierowej 5 lat jest nadmiarowy, gdyż zgłoszenia do ubezpieczeń widnieją w systemie – zarówno po stronie ZUS, jak i płatnika, co sprawia, że nie ma potrzeby dokonywania dodatkowej, osobnej archiwizacji.
Proponowana z projekcie zmiana ma na celu się likwidację obowiązku przechowywania przez płatników składek zgłoszeń do ubezpieczeń poprzez uchylenie w art. 36 ust. 8 ustawy systemowej.
