Źródło: ROUTE4U

Dokumenty transportowe

Niezależnie od tego, jaki produkt jest przedmiotem przewozu można wyodrębnić́ 6 faz każdego procesu transportowego takich jak:

  • Koncepcyjne przygotowanie procesu transportowego,
  • Przygotowanie towaru do przewozu,
  • Organizacja procesu przemieszania,
  • Rzeczywisty transport ładunku,
  • Zapewnienie prawno-finansowej obsługi procesu,
  • Ocena realizacji procesu transportowego.

Dokumenty

Dokumenty to częste źródło irytacji i opóźnień w handlu międzynarodowym (np. odprawa celna). Kompletne i odpowiednie dokumenty przewozowe mają kluczowe znaczenie dla terminowej dostawy towarów. Na każdym etapie wysyłki generuje się dokumenty. Dokładna zawartość kompletu dokumentów przewozowych zależy od: rodzaju wysyłanego towaru, środka transportu, tego kto przewozi towar (spedytor, dostawca itp.) oraz innych wymogów kraju przyjmującego. Chociaż poszczególne wymagane dokumenty różnią się w zależności od przypadku, każda przesyłka powinna być udokumentowana.

Międzynarodowy List Przewozowy jest podstawowym dokumentem, w oparciu o który realizowany jest przewóz ładunku. Dokument ten wystawiany jest w związku z przyjęciem towaru przez przewoźnika.

Rodzaje listów przewozowych

W zależności od zastosowanego środka transportu, listy przewozowe dzielą się na kilka podstawowych rodzajów. Są to dokumenty:

  1. Konosament (Bill of Lading, B/L) – stosowany w transporcie morskim;
  2. Listy przewozowe CIM oraz SMGS – stosowane w transporcie kolejowym;
  3. List przewozowy AWB (Air waybill) – stosowany w transporcie lotniczym;
  4. List przewozowy CMR – stosowany w transporcie drogowym.

Nieprzestrzeganie przepisów celnych.

Przepisy celne różnią się w zależności od kraju. Przed wysyłką produktów za granicę, warto odrobić pracę domową i zapoznać się z przepisami i regulacjami celnymi. W przypadku odpraw importowych, liczba dokumentacji potrzebnej do dopuszczenia towaru do obrotu w UE może być większa, zależy to od specyfiki towaru oraz kraju pochodzenia. Importer przed zakupem towaru powinien zweryfikować, czy na import danego towaru nie są nałożone obostrzenia, w postaci zakazu lub ograniczenia przywozu, cła antydumpingowego itd.

Dokumenty potrzebne do odprawy celnej:

Zarówno przy odprawie importowej, jak i eksportowej, do zgłoszenia celnego potrzebne są następujące dokumenty:

  • list przewozowy (drogowy, morski, lotniczy, kolejowy), poświadczający międzynarodowy przewóz towarów, zawierający:
    dane załadowcy i odbiorcy,
    miejsce pochodzenia i przeznaczenia (graniczne terminale),
    nazwy i opisy towarów,
    sumaryczną ilość i wagę
  • faktura handlowa jako dowód dokonania transakcji, zawierająca poniższe informacje:
    pełne dane rejestrowe sprzedającego i kupującego,
    datę sprzedaży,
    nazwy i opisy towarów,
    wartości towarów,
    walutę,
    kraj pochodzenia towaru,
    warunki INCOTERMS
  • tzw. packing list, czyli lista towarów znajdujących się w przesyłce, wraz z przypisanymi do nich wagami netto oraz brutto, a także ilością opakowań dla każdego z towarów.

Istotny jest również szczegółowy podział towarów, w celu odpowiedniego przyporządkowania ich do właściwych kategorii celnych.

Przy odprawie importowej konkretnych grup towarów konieczne jest przedłożenie dodatkowych certyfikatów. Są to dla przykładu:
certyfikat CE;
świadectwo zdrowia lub weterynaryjne;
pozwolenia na import.

Złe obliczenie czasu – planowanie transportu.

Na proces transportowy składają̨ się̨ czynności związane z załadunkiem, przewozem i wyładunkiem. W momencie wpłynięcia zlecenia od zleceniodawcy firma transportowa powinna tak zaplanować swoje działania, aby cały proces przebiegał w sposób płynny i bez dużych opóźnień́. Prawidłowo skonstruowany system planowania i umiejętne posługiwanie się̨ metodami dostępnymi na rynku jest czynnikiem, który decyduje o konkurencyjności i rentowności firmy transportowej.

Niezależnie od tego, czy firma importuje materiały lub towary od zagranicznego dostawcy, czy wysyła własne produkty do zagranicznych klientów lub zakładów dystrybucyjnych, czas jest niezwykle ważny.

Jeśli czas trwania wysyłki podczas planowania lub obietnica dostawy do klienta zostanie nieprawidłowo obliczona – międzynarodowy łańcuch dostawy może się przerwać.

Warto przeanalizować czas!

– jaki może być maksymalny czas, który przesyłka może spędzić w transporcie,

– należy znać czas potrzebny na tranzyt w normalnych okolicznościach, ale też założyć możliwość wystąpienia opóźnień w odprawie celnej importowej lub eksportowej.

Firmy transportowe poprzez świadomy wybór oprogramowania i metod planowania transportu mogą̨ wybrać właściwe trasy przewozu – co pozwala zoptymalizować czas.

Podanie niewłaściwego adresu.

To prosty błąd, który może spowodować DUŻO kłopotów. W najlepszym przypadku przesyłka trafi w niewłaściwą lokalizację i będzie musiała zostać ponownie odebrana i dostarczona. W najgorszym – dojdzie do utraty towaru. Jeśli był ustalony termin dostawy – jest to strata cennego czasu i potencjalnie powstanie złego wrażenia.

Zawsze warto podwójnie lub potrójnie sprawdzać list przewozowy, aby upewnić się, że adres jest prawidłowy.

Brak ubezpieczenia przesyłki.

Istnieje powszechne błędne przekonanie, że towary są automatycznie chronione przed uszkodzeniem, utratą lub kradzieżą przez przewoźnika.

Wielu spedytorów próbuje zaoszczędzić, ograniczając zakres polis ubezpieczeniowych, o czym Klienci najczęściej nie wiedzą. Statystyki pokazują, że jeden statek tonie każdego dnia i co roku dochodzi do kradzieży ładunków o wartości 30 miliardów dolarów. Istnieje również możliwość utraty lub uszkodzenia ładunku z powodu niebezpieczeństw związanych z ekstremalnymi warunkami pogodowymi, nieostrożną obsługą i wieloma innymi nieprzewidzianymi zdarzeniami.

Nie warto rezygnować z ubezpieczania przesyłek. I w każdym przypadku należy analizować ich zakres.

Podział obowiązków i odpowiedzialność – czyli co do kogo należy?

Za właściwe dostarczenie gotowych produktów do Klienta odpowiedzialne są̨ osoby, które zarządzają całym procesem transportowym (planiści, spedytorzy, kierowcy, importerzy, eksporterzy). Ich naczelnym zadaniem jest zapewnienie kompatybilności wymagań operatorów i przewożonych towarów z dostępną infrastrukturą transportową oraz zdolnościami wykorzystywanego taboru transportowego.

Dostawca lub spedytor (w zależności od tego, kto organizuje transport) jest odpowiedzialny za skonsolidowanie otrzymanych dokumentów przewozowych.

Nad sprawnym przebiegiem wszystkich elementów procesu przewozowego czuwają̨ spedytorzy, zajmują się dobraniem odpowiednich środków przewozowych, dróg oraz sposobów samego transportu, negocjują̨ rabaty oraz upusty.

Pomyłek, błędów, które pojawiają się w transporcie jest znacznie więcej.

Warto pamiętać o podstawowych zasadach:

– Nie wolno przyjmować za pewnik, że otrzymane dokumenty są w 100% dokładne,

– Warto wyrobić sobie nawyk sprawdzania, czy wszystkie druki są dokładne i kompletne. Jeżeli nie są natychmiast poprosić o poprawienie wszelkich nieścisłości, brakujących lub błędnych informacji. Wysyłka międzynarodowa jest prosta i logiczna. Dokumenty też. Jeśli coś wygląda nie tak – zazwyczaj tak jest.

– Warto poświęcić czas na sprawdzenie przewoźnika lub spedytora, z którym zamierzamy podjąć współpracę.

– Należy ustalić kto za co jest odpowiedzialny, do kogo należy uzyskanie odpowiednich dokumentów, to pozwoli uniknąć nieporozumień i związanej z tym frustracji.