INFORMACJE DOTYCZĄCE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH PRZEZ TRANSTAX SP. Z O.O.
Informacje zawarte w niniejszym dokumencie dotyczą przetwarzania przez Transtax sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Jaktorowska 4 lok. 06 (zwanym dalej Transtax) danych osobowych Klientów w związku z zawieranymi umowami na świadczenie usług oraz usług dodatkowych. Przekazywane informacje są zgodne z unijnymi przepisami dotyczącymi przetwarzania danych osobowych (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 – tzw. RODO).
Niezależnie od obowiązujących przepisów prawa przetwarzanie danych osobowych według najwyższych standardów, poszanowanie i ochrona prywatności Klientów są dla Transtax jednymi z najwyższych priorytetów.
Administrator danych i dane kontaktowe
Administratorem danych jest Transtax.
Dane kontaktowe do Transtax: admin@transtax.eu
W Transtax powołany został Inspektor Ochrony Danych, z którym może się skontaktować pod adresem email: admin@transtax.eu
Cele przetwarzania danych osobowych
Dane osobowe Klientów są przetwarzane w celach: wykonania umowy lub podjęcia działań przed zawarciem umowy (np. uzyskiwanie informacji, przyjmowanie zamówień, świadczenia usług, obsługi zleceń i wniosków, rozpatrywania odwołań i reklamacji); wypełnienia prawnych obowiązków ciążących na administratorze danych oraz realizacji zadań w interesie publicznym (np. wykonywanie zadań związanych z bezpieczeństwem i obronnością, przechowywanie dokumentacji podatkowej); wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Transtax (np. marketing bezpośredni własnych produktów, zabezpieczenie i dochodzenie roszczeń, zabezpieczenie i ochrona przed roszczeniami Klienta lub osób trzecich); marketingowych, nie wynikających z prawnie usprawiedliwionych interesów realizowanych przez Transtax (np. marketing usług i produktów podmiotów trzecich, marketing własny niebędący marketingiem bezpośrednim).
Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych
Podstawami prawnymi przetwarzania danych są: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), w szczególności art. 6 tego rozporządzenia ustanawiający ogólne zasady zgodności przetwarzania danych; ustawa prawo telekomunikacyjne – w szczególności dział VII tej ustawy traktujący o tajemnicy telekomunikacyjnej i ochronie danych użytkowników końcowych; zgoda – w sytuacjach gdy Transtax jest uprawniony lub zobowiązany do przetwarzania danych na podstawie wyraźnej zgody i wynika to z wcześniej powołanych aktów prawnych.
Prawnie usprawiedliwione interesy
W przypadku przetwarzania danych na podstawie art. 6 ust. 1 lit f) ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Transtax lub przez stronę trzecią), Transtax informuje, że prawnie uzasadnionymi interesami realizowanymi przez administratora są: wykonywanie wszelkich działań wynikających z umowy, marketing bezpośredni własnych produktów; zabezpieczenie i dochodzenie roszczeń swoich i Klienta oraz zabezpieczenie się i ochrona przed roszczeniami ze strony Klienta.
Odbiorcy danych
Zgodnie z definicją „odbiorcy”, umieszczoną w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych, wymienioną w art. 4 pkt 9, Transtax informuje Klienta, że jego dane osobowe w trakcie ich przetwarzania mogą być ujawniane następującym kategoriom odbiorców: odpowiednim instytucjom skarbowym i celnym oraz osobom upoważnionym przez Klienta; upoważnionym przez Transtax osobom zatrudnionym u Transtax lub w firmach współpracujących z Transtax w zakresie wykonywania wymienionych w Umowie usług; podmiotom przetwarzającym dane na zlecenie i w imieniu Transtax oraz osobom upoważnionym, zatrudnionym w tych podmiotach (np. realizacja zlecenia przez firmy zewnętrzne, windykacja należności i dochodzenie roszczeń w oparciu o usługi firm zewnętrznych); stronom trzecim – w przypadku zgody Klienta na przekazanie danych (np. w razie przekazania danych w celach uzyskania informacji dla Klienta, marketingowych, w razie sprawdzenia wiarygodności Klienta przez Biura Informacji Gospodarczej, w przypadku realizacji polecenia zapłaty) lub w przypadku korzystania przez Transtax z przysługujących praw (np. w razie cesji wierzytelności wraz z przekazaniem danych osobowych związanych z wierzytelnością); organy publiczne, które mogą otrzymywać dane w przypadkach innych niż w ramach konkretnego postępowania prowadzonego zgodnie z prawem Unii lub prawem polskim.
Przetwarzanie danych w państwach trzecich
Transtax przekazuje dane osobowe do państw trzecich (poza Unię Europejską) lub organizacji międzynarodowych w celu realizacji usług wymienionych w umowie. Transtax będzie mógł przekazać dane osobowe do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej wyłącznie pod warunkiem zapewnienia odpowiednich zabezpieczeń i pod warunkiem obowiązywania egzekwowalnych praw osób, których dane dotyczą i skutecznych środków ochrony prawnej, o których mowa w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych oraz z uwzględnieniem przekazania Klientowi informacji o możliwościach uzyskania kopii danych lub o miejscu udostępnienia danych.
Okresy przechowywania danych
Dane osobowe są przechowywane:
W każdym momencie przetwarzania danych osobowych Transtax kieruje się zasadami ograniczenia celu, minimalizacji danych i ograniczonych okresów przetwarzania.
Prawa Klienta związane z przetwarzaniem danych osobowych
Klientowi przysługuje prawo żądania dostępu do treści jego danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania. Dodatkowo Klient posiada prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz prawo do przenoszenia danych. Realizacja wymienionych w niniejszym akapicie praw odbywa się zgodnie z przepisami ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) – w oparciu o definicje i mechanizmy opisane w tym rozporządzeniu.
W trakcie trwania umowy Klient ma prawo do cofnięcia zgody na przechowywanie i przetwarzanie niektórych jego danych tylko i wyłącznie, jeżeli nie spowoduje to zablokowania realizacji umowy lub strat po stronie Transtax.
Klient ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na zasadach określonych przez ogólne rozporządzenie o ochronie danych, a w szczególności na podstawie art. 77 tego rozporządzenia. W Polsce Organem nadzorczym od 25 maja 2018 r. jest Urząd Ochrony Danych Osobowych.
Kategorie danych. Wymóg podania danych. Konsekwencje braku podania danych.
Transtax informuje, że podanie następujących danych jest wymogiem umownym i jednocześnie warunkiem zawarcia umowy: nazwa Firmy, rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej, imię, nazwisko, rodzaj i numer dowodu tożsamości, PESEL, NIP, REGON, KRS, data urodzenia, miejsce zamieszkania i prowadzenia działalności gospodarczej, numery kont bankowych, adres korespondencyjny, adres Urzędu Skarbowego, numery telefonów kontaktowych, adres poczty elektronicznej. Ponadto dane sprzedażowe i zakupowe (np.
faktury i paragony inne dowody zakupu lub sprzedaży) informacje o posiadanych pojazdach (dowody rejestracyjne, umowy leasingowe) i inne niezbędne dokumenty wymagane przez Urzędy Skarbowe i Urzędy Celne do prawidłowego wykonania usługi. Podanie wszystkich danych jest dobrowolne. Konsekwencją braku podania danych, które są warunkiem zawarcia i realizacji umowy jest brak możliwości realizacji umowy przez Transtax (tj. np. składania wniosków i odwołań do Urzędów Skarbowych i Urzędów Celnych kontaktowania się z Klientem za pomocą tych danych w celu przekazywania i otrzymywania informacji, możliwość przedstawienia stanu realizacji usług i informowania o wezwaniach i decyzjach otrzymanych od Urzędów, wykonywania przelewów bankowych).
Pozostałe informacje/oświadczenia
Transtax informuje Klienta, iż dla celów realizacji umowy, rozliczeń, jak również składania odwołań Transtax może zwrócić się do klienta o dosłanie dodatkowych danych oprócz tych dostarczonych wcześniej przez Klienta podczas podpisywania umowy i w celu jej realizacji.
Informacje końcowe
Zasady opisane w dokumencie mają zastosowanie od 25 maja 2018 r. – tj. od dnia rozpoczęcia stosowania RODO.
Przy formułowaniu powyższych informacji kierowaliśmy się tym, aby były one w jak największym stopniu konkretne i precyzyjne (w tym zgodne ze ścisłymi pojęciami i definicjami ustanowionymi przez RODO), a zarazem, proste, jasne i zrozumiałe. W celu stałego zapewnienia tego oraz w związku ze zmieniającymi się często przepisami prawa zastrzegamy sobie prawo do ciągłego poprawiania i udoskonalania formy i treści tych informacji. Zdajemy sobie sprawę, że niniejszy materiał jest obszerny, dlatego w razie jakichkolwiek uwag, pytań czy wątpliwości (w szczególności związanych z przetwarzaniem przez nas danych osobowych w konkretnych celach i sytuacji) prosimy o kontakt z inspektorem ochrony danych Transtax: admin@transtax.pl.
Pełny tekst ogólnego europejskiego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) znajdziecie Państwo na stronie:
